5 Personal requerido

Debe haber una sola persona responsable de la administración, aunque obviamente podrá tener sus asistentes dependiendo del volumen de las operaciones. Lo más importante es evitar que haya varias personas con igual nivel de responsabilidad, ya que esto favorece la confusión en el manejo y dificulta la identificación de responsabilidades en el caso de problemas. Se necesitará un equipo de personas para las tareas de mantenimiento y para la manipulación de los suministros en el área de bodega (descarga, carga, clasificación, movimientos, etc.). Este equipo podría ser formado por voluntarios de organizaciones, de la comunidad o por los mismos beneficiarios. La utilizacion de este tipo de mano de obra ayuda a reducir costos operacionales, pero no está exento de problemas relacionados con la seguridad de las provisiones y la inestabilidad del personal, ya que aunque no se trata de tareas altamente especializadas, estos voluntarios deben recibir un entrenamiento básico para el desempeño de su trabajo, lo cual se complica si cada día llega un grupo diferente de personas. Cuando se incorpora beneficiarios de la misma comunidad, la aplicación de la modalidad “alimento por trabajo”, suele ser una buena alternativa para remunerar en especie del trabajo de estas personas. En todo caso el administrador si debe ser asalariado, debido a la naturaleza de sus funciones y responsabilidades. Personal de seguridad también será necesario, no solo para las tareas típicas de vigilancia, sino también para controlar la llegada de personas no autorizadas al perímetro inmediato de la bodega.

Para procurar un adecuado desempeño de sus tareas, todas las personas deben recibir descripciones escritas e instrucciones claras sobre cuáles son sus funciones y cuáles sus deberes.

5.1 Equipos y materiales requeridos en la bodega

Para el funcionamiento adecuado de la bodega, se debe contar con equipos y materiales que son básicos. Algunos de ellos, sin pretender ser exhaustivos, son:

De ser posible se puede contar con un sistema informatizado (software SUMA, hoja de calculo o algún otro sistema) en ordenador, tablet o telefono.
Formularios y tarjetas para control de existencias, ingresos y salidas de productos.
Papelería y material básico de oficina, calculadora, etc.
archivador metálico con llave
botiquín de primeros auxilios,
extintores tipo ABC, generador eléctrico y su respectivo material de mantenimiento, equipo de refrigeración *plataformas de madera (palets o tarimas) para apilar los productos;
estantería
herramientas para abrir-cerrar cajas cartón corrugado,
cinta adhesiva para empaque balanzas, cinta métrica,
escaleras
materiales y productos de limpieza carretillas,
equipo hidráulico para carga y movilización de la carga
equipo de seguridad para los trabajadores
tablas de conversión de pesos y medidas

5.2 Zonas de movimiento y sectores de la bodega

Normalmente, un 70% del espacio disponible se usa para el almacenamiento y el 30% restante, como espacio de trabajo (zonas de movimiento, zonas de empaque, acceso, etc.).

Para hacerla más funcional y práctica, es necesario la identificación de zonas de movimientos y sectores específicos dentro de la bodega. Un esquema básico de distribución del espacio de la bodega se puede resumir de la manera siguiente:

A Zona de llegada : el punto por donde ingresarán las provisiones y se realizan las tareas de recepción, verificación y control de los contenidos, etc. antes de almacenarlas.

B Zona de separación y clasificación y registro: en esta zona se separan las provisiones por prioridad (urgente, no urgente, desechable) y se clasifican por categoría según su naturaleza.

C Zona picking o empaque y preparación de entregas: donde se preparan los envíos que serán despachados. Las cajas vacías y el material de empaque reutilizable se pueden guardar en este sector también.

D Zona de almacenamiento: donde se mantiene el material o suministros sin destino inmediato. Esta zona está dividida en sectores de acuerdo con el tipo de suministro (alimentos, ropa, necesidades personales, productos médicos, etc.)

E Zona de entrega: para colocar las provisiones que están listas para despacho. Estas provisiones deben ser apiladas en paletas separadas y etiquetadas de acuerdo a su destino. F Sector administrativo: el cual puede ser un simple escritorio con un archivador (metálico, con llave) para las tareas de manejo administrativo.

La planificación del uso del espacio y la distribución interna debe hacerse antes de ingresar las provisiones. Es recomendable marcar guías en el piso para ubicar más fácilmente el sitio que le corresponde a los diferentes tipos de suministros en el proceso de acomodamiento. Cuando los diferentes sectores de almacenamiento han sido establecidos, se pueden instalar banderolas colgantes (igual que en los supermercados) indicando el tipo de suministros que se puede encontrar en cada sector.

Zonificación Almacén o Bodega

5.3 Almacenamiento y distribución interna de los suministros

La regla de oro de una bodega es nunca mezclar productos de diferente naturaleza en la misma estiba, paleta o lote y que los materiales peligrosos (incluyendo el cemento en polvo) no deben almacenarse en el mismo sitio de los alimentos y otros productos de uso o consumo humano. Otros aspectos importantes que debe tenerse en cuenta son los siguientes:

El sitio debe ser limpiado profusamente. Se recomienda una fumigación antes de ingresar las provisiones.
Los suministros deben ser apilados por sectores de acuerdo a su naturaleza.
El piso tiene que estar limpio y seco antes de apilar las provisiones.
Para evitar la humedad y otros inconvenientes, los productos no deben estar en contacto directo con el piso ni con las paredes. Debe usarse paletas o tarimas, las cuales deben estar libres de clavos salientes o astillas que puedan romper los paquetes y bultos.
Si no hay suficientes paletas, estas se usarán prioritariamente para apilar aquellos productos que resistan menos a la humedad o empacados en costales, bolsas de papel, cajas de cartón, etc. Las botellas y enlatados pueden ponerse en el piso, aunque no se deben dejar por mucho tiempo. Otra solución temporal es el uso de plástico en el piso.
Es muy importante tener en cuenta el peso de los suministros en relación con la resistencia del piso. Hay que tener especial precaución cuando se está almacenando en un segundo piso.
El alto de la estiba debe tomar en cuenta la resistencia del material de empaque (o las instrucciones de las cajas, si la hubiera). También se debe procurar que no bloqueen la iluminación.
Para facilitar el equilibrio de las estibas, se debe apilar alternando la dirección de los bultos o cajas en cada capa.
Es de suma importancia reducir lo más posible la altura, y si es del caso, apuntalar las estibas cuando se está trabajando en una zona con alta actividad sísmica, para disminuir la posibilidad de que puedan caer por efectos de un sismo.
Debe haber espacio suficiente entre las estibas para que permita el movimiento de personas en tareas de mantenimiento, control o manipulación, o el paso con equipo hidráulico si lo hubiera, así como permitir la circulación del aire. La distancia recomendada es entre 0,70cm a 1 m, lo cual se adaptará a la disponibilidad de espacio con que se cuente en la bodega.
Se debe tener especial cuidado de verificar que los paquetes que contienen líquidos (aceite, agua, etc.) están siendo estibados por el lado correcto para evitar derrames.
Los recipientes que presenten fugas así como los costales o bultos rotos, deben ser puestos aparte y no en las estibas.
Productos en empaques rotos o deteriorados deben ser reempacados o distribuidos lo más pronto posible, siempre y cuando el daño en el empaque no represente peligro para el consumo humano.
Nunca reempacar productos de uso o consumo humano en recipientes cuyo contenido anterior desconocemos, ya que pueden haber contenido productos peligrosos para la salud humana.

5.4 Procedimientos para el ingreso y los despachos

5.5 Ingresos

Algunos de los procedimientos típicos que se deben aplicar a la llegada de las provisiones son:

Toda carga ingresando a la bodega debe ser verificada en términos de cantidad, peso y de calidad, mediante revisión física y documental. El contenido debe corresponder a lo declarado por los documentos que la acompañan.
Una vez conforme la verificación, debe ser registrada en el inventario de la bodega. Es importante anotar cualquier información especial respecto a los suministros, como por ejemplo si se ha recibido menos (cantidad, peso) o artículos diferentes a los expresados en el documento de entrega. En estas situaciones se abrirá un “expediente“ sobre los casos específicos, que servirá de constancia para verificaciones posteriores y de referencia para investigar la anomalía.
Reingresos y devoluciones: en algunos ocasiones, la totalidad o parte de algunos productos que fueron despachados por nuestra bodega podrían regresar, ya sea porque no pudieron ser distribuidos, porque sobraron, etc. Estos se deben registrar como devoluciones y no como nuevos ingresos.
Mediante la inspección física de la carga, se debe identificar:
- Bultos (costales, bolsas, cajas, sacos) rotos o húmedos Bultos con evidencia de haber sido saqueados
- Recipientes que presentan fugas de líquido.
- Latas de comida abombadas, herrumbradas o arrugadas, lo cual podría indicar que el producto ha perdido su calidad y no sea apto para el consumo humano.
- Productos enlatados sin etiqueta, con etiquetas en otros idiomas o con fechas de caducidad pasada. Estos productos no se deben distribuir, ya que no podemos garantizar la calidad de sus contenidos.
Cuando se reciben alimentos (p.e. cereales), se debe verificar si no hay contaminación por insectos. Si alguna contaminación es detectada, se debe evitar el ingreso de estos productos para evitar el contagio de los productos limpios que ya están en la bodega.
Cualquier tratamiento de desinfección debe ser realizado por una persona entrenada.
La leche en polvo debe inspeccionarse para verificar que no esté rancia.
En los casos de maíz, arroz, legumbres u otros granos de este tipo, se debe determinar al ingreso si se trata de semillas para la siembra o productos para el consumo, ya que algunas veces llegan donaciones como insumos agrícolas que no son necesariamente comestibles. Una vez más, una persona con conocimientos al respecto debe realizar la inspección.

5.6 Entregas

Algunos de los procedimientos típicos para el despacho de provisiones son:

Los productos deben pasar el menor tiempo posible en la bodega, por eso la rotación de las existencias se hace bajo el principio “primero que entra, primero que sale”: los productos que tienen más tiempo de estar en la bodega se ubican en el frente de las estibas para ser distribuidos antes y los artículos que van llegando se colocan detrás, esperando su turno.
El mismo principio se aplica a los productos que expiran: se despachan primero aquellos con la fecha de vencimiento más cercana. En caso de igual fecha de expiración, los productos con más tiempo de estar en la bodega saldrán antes.
Cualquier entrega se hace únicamente mediante el documento de autorización oficial firmado debidamente por la persona autorizada.
El mismo procedimiento de revisión física y documental se debe aplicar a los suministros que salen para verificar que la cantidad y contenido de los suministros que están siendo despachados corresponda a lo declarado por los documentos que la acompañan.
Todo despacho debe registrarse para ser deducido del inventario de existencias.

5.7 Sistemas de control y monitoreo

Parte de nuestras responsabilidades consisten en garantizar que los suministros sean utilizados por quienes realmente los necesitan y evitar las pérdidas o desvíos de los mismos. Igualmente, las condiciones de almacenamiento deben ser tales que permitan una óptima conservación de las provisiones. Algunas medidas en ese sentido son:

Seguridad de los suministros

Solamente el personal a cargo puede tener libre acceso a las instalaciones de la bodega. Debe evitarse al máximo la presencia de personas ajenas y su el acceso debe estar regulado y acompañado por un responsable.
Se debe tener un control estricto del uso de las llaves de la bodega
Se requiere vigilancia diurna y nocturna.

Índice de rotación de los productos

Habrá que establecer cuáles serán los niveles mínimos, máximos de existencias y los puntos de nuevo pedido de provisiones. Estos niveles suelen ser distintos dependiendo del tipo de suministro y el ritmo de rotación que éste tenga.
Aplicar el principio de “primero que entra, primero que sale”, para lo cual será necesario también mantener una lista actualizada de las fechas de ingreso y las fechas de vencimiento de los diferentes productos.

Control y monitoreo

Se debe establecer procedimientos claros y estrictos para el control del ingreso y salida los suministros.
Cada nueva llegada de suministros debe ser registrada en el inventario. Incluso los productos que no ingresan de inmediato o que llegan deteriorados, deben ser registrados como tal.
Debe existir una tarjeta de control de existencia para cada tipo de producto almacenado en la bodega (ver anexo 9.1.) en la cual se anota las fechas y cantidades de los ingresos y salidas, así como el saldo actual y el sector de la bodega en donde se ubica dicho producto.
Hacer inventarios frecuentes y mantener actualizadas las tarjetas de control, los inventarios impresos y el sistema informatizado, cuando exista. Los inventarios, junto con los documentos de salida tienen que corresponder con la información registrada en las tarjetas de control de existencias.
Registro y control claros y actualizados de las pérdidas y certificados de destrucción (productos vencidos o deteriorados). Normalmente la disposición y el desecho de medicamentos vencidos o deteriorados, solo puede ser llevado a cabo bajo la supervisión de un profesional o autoridad del ramo, según sea el caso y el tipo de medicamento, lo cual debe constar en un acta de destrucción.
Se debe mantener control sobre las fechas de ingreso y las de vencimientos de los suministros para evitar pérdidas por caducidad dentro de la bodega.
Deben existir formularios para registrar todos los movimientos en la bodega, tales como ingresos, salidas, pedidos, entregas, etc. Estos formularios deben estar numerados en consecutivo y deben incluir la fecha y los datos de las personas involucradas en el proceso.

5.8 Salud ocupacional en la bodega

La bodega tiene que ser un sitio seguro tanto para los suministros como para las personas que trabajan en ella. Por eso, se deben aplicar medidas de seguridad laboral, entre ellas:

En la bodega no se fuma.
Todo el personal tiene que estar al tanto de los peligros y las medidas de seguridad para evitar los accidentes.
El personal de mantenimiento debe usar medidas de protección para su espalda y manos cuando manipulan carga, así como cualquier otro equipo de protección y herramientas adecuadas para el cumplimiento de sus tareas.
Se debe instalar marcas y signos visibles advirtiendo de los peligros.
Extintores y equipo de primeros auxilios debe estar en sitios visibles, accesibles y estar actualizados. Las personas que trabajan en la bodega deben saber cómo utilizarlos

5.9 Mantenimiento y medidas sanitaria

5.9.1 Mantenimineto

Se deben llevar a cabo inspecciones regulares de las condiciones del edificio, especialmente instalaciones eléctricas, cerraduras, techumbre y estructura física de las instalaciones en general. Cualquier reparación necesaria debe ser hecha lo antes posible para evitar que el daño se haga mayor.

5.9.2 Higiene

Los alrededores y la bodega misma tienen que permanecer en buen estado de limpieza. Debe evitarse la acumulación de desechos o materiales sin control. Se debe eliminar aguas estancadas, malezas y cualquier otro elemento que pueda favorecer la proliferación de insectos y roedores. Debe establecerse un plan de limpieza de la bodega, incluyendo la limpieza diaria y la limpieza general, inspección de estibas, esquinas y sectores del edificio completo periódicamente. Así mismo, se debe establecer un plan de manejo y disposición de los desechos sólidos, ya sean estos suministros deteriorados, material de empaque, recipientes vacíos, etc. La inspección de la bodega debe hacerse al menos una vez por semana para poder corregir a tiempo los problemas detectados y debe incluir como mínimo.

Verificar y eliminar en las pilas de alimentos la presencia de insectos, telas de arañas y capullos.
Detectar daños causados por roedores, pájaros o insectos o por tomas de muestras hechas sin cuidado en los costales de granos y cereales.
Verificar daños causados por el agua (p.e. goteras), presencia de moho, manchas, decoloración o endurecimiento de los bultos o costales.
Detectar fuga de líquidos en recipientes y fuga de productos en bultos o costales rasgados.
Detectar presencia de abombamiento o herrumbre en comestibles enlatados.
Detectar signos de fermentación de cereales. Para esto se debe revisar varias capas de la estiba y principalmente las capas intermedias.
La inspección debe hacerse por todos los costados de las estibas.
Se debe revisar también las esquinas y sitios oscuros de la bodega, para localizar posibles nidos de roedores o la inconveniente acumulación de polvo, basura u otros desechos.

La principal medida para evitar infestaciones es la prevención. No se permite el ingreso de animales a la bodega. No se debe mezclar alimentos contaminados con otros productos alimentarios. La fumigación y las medidas químicas son prácticas comunes para luchar contra las pestes en la bodega, pero estos deben ser realizados por personal técnico en el ramo. Como complemento a estas medidas de higiene e inspección, la se expone la siguiente tabla que presenta algunas condiciones que deben ser observadas para el almacenamiento adecuado de ciertos suministros.

Tipo Insumo	Estado deseable	En Clima Húmedo	Vencimiento	Comentarios
Cereles en grano	Seco sin germinar, sin impurezas, Humedad Máx 15%	Sitio fresco y ventilado. En Palets, Máx 70% humedad ra.	6 meses	Inspeccionar olor, humedad, presencia de parásitos
Harinas	Sec, estibas no muy apretadas, olor dulzon. Mác 15% humedad	Igual cereal en grano	Aprox. 6 meses	Igual cereal grano
Enlatados	Sin óxido, controlar bombé, cartones en buenas condiciones, sin derrames, dentro fecha de vencimiento, Todas las latas con etiquetas	Preferiblemente en palets	6 a 12 meses	Detectar latas deformadas. Si al abrir lata sale gas, el lote completo debe ser eliminado.
Leche en polvo	Seca, olor dulce a lactosa, color marfil,	Sitio bien seco, fresco, a la sombra	6 mese entera, 1 año descremada.	Puede mantenerse 2 a 3 años en oscuridad a 15°C. Puede endurecer sin que esto altere su valor nutricional. No debe cambiar de olor ni sabor.
Azúcar	Seca granulada sin terrones, cubos brillantes	Sitio fresco, estibas anti-hormigas, ventilado	8 a 10 meses	Igual leche descremada. El azúcar húmedo en bloques es apta para el consumo humano.
Medicamentos	Dentro de fecha de expiración. En volturas originales, Paquetes sin roturas, No expuestos a la interperie	Sitio seco estiba en estantes con cajas separadas. algunos requieren cadena de frio	Varios años	Absorve humedad, Controle la refrigeración si está indicado.
Mantas	Empacadas, evitar la humedad	Sitio seco con estibas ventiladas	5 años si no se han utilizado antes	Mantas mojadas deben ser secadas al sol rápidamente. Cuidado con hongos, polillas y pulgas
Ropa	Empacada y limpia	Sitios secos, templados y ventilados	más de 10 años	Ídem mantas
Tiendas	Empacadas para evitar pérdidas de piezas	Sitios no expuesto al sol directo	20 años	Secar como las mantas

5.10 Materiales peligrosos

No deben ser almacenados en el mismo sitio que los productos de consumo humano. La persona a cargo de la bodega se debe familiarizar con las normas y regulaciones para la identificación, manipulación, transporte y almacenamiento de estas sustancias. Los productos de este tipo deben estar identificados con las etiquetas estandarizadas según su naturaleza.

5.11 Formularios tipo

Tarjeta control existencias

Formuario ingreso de suministros

Formulario de Despacho de Suministros

Formulario de Reporte de Existencias

5.12 Trasnporte y rescate humanitario

El transporte es el componente de la cadena logística que servirá para hacer llegar la asistencia al sitio donde es requerida. Al definir la estrategia de transporte se debe tomar en cuenta no solo los medios y recursos necesarios para la movilización, sino que se debe determinar cuáles son las posibilidades reales y cuáles las alternativas para la entrega de la asistencia. Esto quiere decir además, que no se trata solamente de llevar los suministros de cualquier manera y cuando sea, sino que el reto consiste en hacerlos llegar de manera pronta y segura. Además, cuando hablamos de transporte no nos referimos únicamente a la movilización de los suministros dentro del país o la zona de operaciones, sino también a la llegada de bienes desde el exterior, ya sea enviados por la comunidad internacional o adquiridos por las mismas organizaciones para sus tareas de atención de la emergencia. Y en muchas ocasiones, estos movimientos implican la combinación de medios diversos de transporte, que sean aéreas, terrestres o de vías navegables.

5.12.1 Tipos de transporte y características

Sabemos que las diversas vías y medios de transporte tienen características y requerimientos diferentes que reflejan ventajas y desventajas de acuerdo a la situación particular de la operación y que van desde sus costos hasta sus capacidades. Pero para la decisión del tipo de transporte a utilizar, intervienen además otras variables relacionadas con las necesidades identificadas y las posibilidades concretas y accesibles. Se pueden mencionar: * Las necesidades: la urgencia de la entrega; el tipo y características de los suministros que se van a transportar, la cantidad, el tamaño y destino de la carga, distancias a recorrer, etc. * Las posibilidades: transporte disponible; costos y recursos disponibles; condiciones de acceso al destino (estado de la ruta, condiciones del tiempo, etc.) No siempre se tendrá los recursos necesarios para pagar el transporte ideal o de otra manera, el transporte ideal no siempre estará disponible o bien las condiciones de acceso a la zona no permiten el uso de un determinado tipo de transporte aunque se cuente con él. Por esa razón decimos que el reto consiste no solamente en determinar las necesidades, sino también las posibilidades reales y las alternativas. Por cada medio de transporte planificado deberá haber un plan de respaldo para el caso en que las circunstancias imposibiliten su uso.

Tipo de transporte	Características	Ventajas	Inconvenientes
Aéreo (aviones)	Usando en casos de emergencias o en casos de vias terrestres interrumpidas	Rápido, Confiable, Cubre grandes distancias, Facilita mayor aproximación	Alto costo, Volumen y peso reducido, Depende del clima, Amplias zonas despegue y almacenamiento, Combustibles especiales,
Aéreo (Helicópteros)	El más versatil	Muy poca capacidad de carga	Accede a zonas muy difíciles
Terrestre (Camión Carretera)	Depende de las condiciones de tránsito y acceso a las instalaciones de entrega	Muy Flexible, Económico y el más disponible, Cap. de carga escalable (trailer), Costos bajos	Depende del estado del asfalto, No recomendable en zonas de conflicto
Terrestre (Tren)	Sólo depende de la existencia de la vía ferrea	Ídem anterior	Incomodo para cargar y descargar en patio de estaciones, Depende de camión para trasbordo
Marítimo	Característica de ultramar (importación)	Enorme capacidad de carga, Muy económico	Lento, Depende de otros medios. Requiere pulmónes (Silos, Tanques, Almacenes). Lento en el proceso de descarga
Fluvial	Muy útil en comunidades rivereñas, Siguen funcionando durante inundaciones	Bajo costo de operación, Llega a zonas que los otros medios no pueden acceder por costos relativos	Limitado por el tamaño de embarcación usual en la zona. Debe respetarse los limites del rio.
Humano y animal	Ideal para áreas pequeñas y remotas donde el transporte mecanizado fracasaría	Muy bajo costo, No tiene límite en zonas difíciles	Poca capacidad de carga . Lento

5.12.2 El transporte comercial versus transporte no comercial

El transporte no comercial o gratuito, ofrecido a veces por otras organizaciones o por voluntarios, alivia los gastos de operación pero por lo general los dueños del transporte no asumen responsabilidades por la seguridad de la mercadería. Es importante aprovechar estos servicios, y más aún, con frecuencia son los únicos disponibles, pero en estos casos habrá que extremar las medidas de seguridad para proteger la carga. Aunque algunas veces se puede negociar algún tratamiento preferencial para los suministros humanitarios, el transporte comercial es un negocio como cualquier otro. Al contratar debemos tener en cuenta no solo el precio, sino la confiabilidad y calidad de la empresa (rapidez, seguridad, seriedad…) y por tratarse de un contrato de servicios por el cual habrá que pagar, podemos exigir el cabal cumplimiento de lo pactado. Las modalidades de contratación son diversas con sus ventajas y desventajas, por lo cual hay que medir convenientemente nuestros requerimientos e intereses, así como revisar cuidadosamente lo que incluye el precio del contrato (p.e. servicio de carga y descarga, pago del conductor, etc.) Algunos aspectos a considerar para la contratación de servicios de transporte son expresados en la tabla siguiente:

Modalidad	Ventajas	Desventajas
Por tonelada o tonelada/km	Se paga por el transporte de los bienes independientemente de la duración del recorrido o si el camión se llena en su capacidad máxima o no. El costo del servicio es claramente establecido desde el principio	El transportista podría aprovechar el flete para transportar carga de otros clientes, lo cual puede no ser conveniente para la seguridad de nuestra carga. Podría utilizar la ruta menos directa para acumular kilómetros en su factura. Se puede utilizar una ruta menos directa para cometer fraude.
Por viaje de cada vehículo	Se dispone del uso exclusivo del medio	Al trnasportista podría no interesarle llenar el vehículo y ganar más viejes, El vehículo podría ser incompatible con las instalaciones de carga/descarga
Por Vehículos por día	Se tiene la exclusividad. Esta es la mejor alternativas en tramos cortos	El transportisca podría tomarse con mucha calma (o seguridad) cada movimiento. Si los vehículos requieren mucho mantenimiento el reloj sigue corriendo.

5.13 Cálculo de transporte requerido

Para determinar el tipo y la cantidad del transporte que se necesita hay que tener en cuenta algunos aspectos tales como: * Naturaleza de los suministros que se van transportar * Cantidad de la carga que se va a transportar * Destino de la carga: distancia, forma de acceso al sitio de entrega (aire, agua, tierra), condiciones de las vías de acceso * Urgencia de la entrega

La tabla siguiente ofrece un procedimiento sencillo para calcular la cantidad de vehículos, ya sean estos camiones, lanchas, aviones, etc., que serán necesarios para transportar una carga con un peso y en un período conocidos.

5.13.1 Cálculo de cantidad de vehículos requeridos

Procedimiento de cálculo:

¿Cuántas toneladas de carga tenemos que mover? ¿En qué periodo de tiempo?
¿Cuánto tarda el vehículo ida y regreso para llevar una carga del sitio de despacho al sitio de recepción? (No sobrestimar la velocidad e incluir el tiempo de carga y descarga)
¿Qué capacidad de carga tienen los vehículos?

\[ N° viajes / vehículo = \frac{Periodo_{misión} }{Tiempo_{ida-vuelta}} \] \[ N°_{cargas} = \frac{Tonelaje_{total}}{Capacidad_{Vehículo}} \]

\[ N°{Vehículos} =\frac { N°_{cargas}} {N° viajes / vehículo} \]

Agregue un 25 por ciento por contingencias.

En esta tabla se calcula a partir del peso de la carga, pero hay que tener también en cuenta el volumen de la carga. Esto es, el espacio que ocupan los bultos de acuerdo a su forma y tamaño. Si en la operación intervienen vehículos de diferente capacidad de carga, el cálculo debe hacerse para cada vehículo; igualmente si se trata de varios destinos, se debe calcular para cada destinación diferente.

5.13.2 Control de vehículos

Cuando las circunstancias lo permitan, siempre es mejor contratar una compañía en lugar de tener que manejar una flotilla de vehículos, lo cual es sumamente delicado y complicado. Pero la realidad de las emergencias es que los vehículos puestos a la disposición de las operaciones son de diversos tipos y de procedencias diferentes; unos serán de diesel, otros de gasolina; unos en buenas condiciones, otros que andan mal; algunos vendrán con su propio conductor asignado, otros requerirán la asignación de un conductor, etc. Lo más importante en todo caso, es garantizar las buenas condiciones mecánicas y establecer medidas de mantenimiento y control para hacer un uso óptimo de este recurso. El manejo de una flotilla de vehículos es prácticamente una operación logística en sí misma, debido a la cantidad de actividades que generará. Algunos de los procedimientos que se deben aplicar se mencionan a continuación:

Designar una persona que se ocupe específicamente de dar seguimiento a todo lo relacionado con los vehículos. Este será el supervisor de los conductores y entre otras cosas, su deber es velar por la aplicación de las normas establecidas para el uso y mantenimiento adecuado de la flota.
Establecer el uso de formularios para el registro de los controles, idealmente bajo la forma de un “cuaderno de vida” de cada vehículo en donde se anotarán todos los datos relevantes sobre el automotor, sus condiciones y actividades, tales como responsable del vehículo, control de servicios mecánicos, kilometrajes, consumo de combustibles, itinerarios, etc.
Política de “un vehículo, un chofer”, para asignar responsabilidades de mantenimiento y control de cada vehículo a una sola persona. El deterioro de los vehículos suele ser mayor cuando es utilizado por varias personas y en estas circunstancias es más difícil establecer responsabilidades sobre su uso y mantenimiento.
Los conductores recibirán instrucciones precisas sobre el uso del “cuaderno de vida” del vehículo, sobre las revisiones diarias y periódicas y las actividades de mantenimiento que estos requieren, así como sobre sus deberes, responsabilidades y normas de conducta.
Los conductores deberán hacer el control diario de sus vehículos y antes de iniciar la ruta, especialmente cuando se trata de grandes desplazamientos. Cualquier problema relacionado con el vehículo a cargo, ya sea mecánico o de cualquier tipo, debe ser comunicado al supervisor inmediatamente.
Tanto los vehículos como sus conductores deben tener sus documentos en orden y a bordo, así como sus seguros y permisos al día.

Los siguientes son algunos ejemplos de aspectos que se deben controlar en cada vehículo:

A Control diario de estado y niveles

Críticos	Importantes
Nivel de combustible	Líquido sistema hidráulico
Nivel de aceite	Presión de las llantas (incluyendo llanta de repuesto)
Agua refrigeración	Estado general de luces
Agua de las baterías (si es del caso)	Tensión de correas
Líquido limpiaparabrisas	Herramientas básicas del vehículo
Líquido frenos	Botiquín primeros auxilios

B Control de servicios

Mantenimiento y servicios vehicular Los datos anotados en estos formularios deben ser revisados periódicamente por el responsable de la flotilla, para verificar que se estén utilizando adecuadamente y llevar el control sobre la situación de cada uno de los vehículos.

5.14 Combustible y lubricantes

El combustible es un bien muy codiciado en todo tiempo y muy especialmente en tiempos de escasez como lo son las emergencias. Para abastecer con combustible y lubricantes a los vehículos al servicio de las operaciones, se debe establecer desde el principio un control meticuloso del consumo de acuerdo a los recorridos que realizan. En algunas ocasiones, es posible obtener crédito en una estación de servicio para el despacho de combustible, y los vehículos son abastecidos mediante la presentación de cupones autorizados. Esta es una solución muy conveniente y que nos evita la complicación de tener que almacenar y despachar combustible por nuestros propios medios. Sin embargo, requiere igualmente un control estricto para evitar los abusos y desvíos.

Por ejemplo:

El despacho se puede hacer contra cupones u órdenes de compra, los cuáles serán válidos únicamente mediante la firma de la persona autorizada y el sello de la organización. Deberá haber un acuerdo anterior con la estación de servicio sobre las características del documento válido para el retiro de combustible u otros materiales autorizados. Este será igualmente útil en el momento de pagar a la empresa abastecedora, ya que se pagará únicamente lo consumido mediante los cupones oficiales.
El consumo de los vehículos se anotan en su “cuaderno de vida”, indicando la fecha y el kilometraje de cada reabastecimiento.
Este control debe ser revisado periódicamente por el responsable de la flotilla y verificar cualquier anormalidad en los consumos, las cuales pueden ser indicio de problemas mecánicos o de manejo inadecuado de los abastecimientos. Modelo básico de control de consumo de combustible y su relación con los kilómetros recorridos:

Muchos de estos datos pueden capturarse del GPS o la computadora de abordo del vehículo mediante protocolo OBDII y OBDIII.

Scanner Oficina	Conector Bluetooth Vehículo

Ficha control de consumo

Fecha de carga	Kilometraje	Cantidad y tipo combustible	Consumo período en km/l